Trong các hoạt động của Doanh nghiệp, việc kiểm kê hàng hóa, tài sản diễn ra rất thường xuyên. Các vi bằng được lập để ghi nhận việc kiểm kê hàng hóa chính là nguồn chứng cứ để Doanh nghiệp tránh các phát sinh tranh chấp về sau.
- Tháng 11/2021. Công ty A có đến Thừa phát lại để nhờ lập Vi bằng việc Công ty A chuẩn bị nhận một lô hàng nhập khẩu của Công Ty H từ nước ngoài gửi về, vì đây là lô hàng có giá trị cao nên hợp đồng có ghi rõ khi mở niêm phong kiện hàng nào có vấn đề về chất lượng hay thiếu hàng hóa thì phải có đầy đủ hình ảnh, video. Tuy nhiên do kiện hàng trước Công ty A lấy của một công ty khác ở nước ngoài gặp vấn đề về giao thiếu hàng và hàng bị móp méo do lỗi sản xuất nhưng lúc đó bên Công ty A không có đủ hình ảnh, video và các ảnh chụp ghi chi tiết tên kiện hàng, hình dáng, mẫu mã, số seri, không đếm rõ số lượng và thiếu người làm chứng nên không được nhận được bồi thường. Để tránh các tranh chấp phát sinh, Thừa phát lại đã lập Vi bằng kiểm kê hàng hóa cho công ty A. Vi bằng kiểm kê chi tiết và đầy đủ về từng loại hàng trong lô mà công ty A nhận với sự chứng kiến trực tiếp của Thừa phát lại, là nguồn chứng cứ để đối chất khi có xảy ra tranh chấp giữa hai bên.
- Một trường hợp khác, nhân viên Kế toán của Công ty K thôi việc giữa chừng không có bất kì thông báo trước nào, phòng Kế toán của Công ty K bị nhân viên đó khóa trái cửa. Hiện tại, Công ty K không thể tự ý phá cửa vào vì muốn minh bạch trong khoản kiểm kê giấy tờ/ chứng từ Kế toán cũng như kiểm tra số tài sản của Công ty để trong két sắt, Công ty K nhờ Thừa phát lại lập vi bằng kiểm kê tài sản, chứng từ vào ngày hôm đó. Kết quả sau khi Lập Vi bằng Công ty K đã xác nhận việc tiền trong két sắt và các chứng từ kế toán đã bị mất, dựa vào Vi bằng kiểm kê tài sản đã lập công ty K nộp đơn vào Tòa án để lấy lại khoản bồi thường thỏa đáng cho trường hợp trên.
Ngoài ra, Vi bằng còn ghi nhận việc kiểm kê/ thống kê tài sản, hiện vật như:
- Ghi nhận việc kiểm kê, kiểm tra tài sản trước khi hợp nhất doanh nghiệp;
- Ghi nhận việc kiểm kê tài sản đối với việc cho thuê nhà;
- Ghi nhận việc kiểm kê hàng tồn kho; kiểm kê hàng hóa trước và trong quá trình vận chuyển từ kho hàng đến nơi nhận hàng;
- Ghi nhận việc giao nhận hàng hóa, máy móc, thiết bị…
- …